干貨丨如何高效撰寫畢業論文之Word技巧篇

注：以Microsoft office2007版本為例，其他類似

一、如何設置Word默認的中英文字體？

學位論文對字體有明確的要求，中英文區分開來，而Office的Word默認的字體可能不符合要求，那么如何進行設置呢？

以中文為宋體和英文及數字為Times New Roman為例，操作如下：

1.在Word里按下快捷鍵Ctrl+D打開字體對話框，進行相應的設置，設置好后點擊確定。不要點“默認”，因為默認可能不符合我們的要求。

二、搜狗輸入法如何高效輸入常用專業術語和化學式？

題外話：其實這個和Word沒有多大的關系，高效輸入是在搜狗輸入法里設置的，但是由于一直在Word里用它，所以就放在這里。

撰寫論文的過程中經常要重復輸入常用的專業術語、化學式，使用的材料，這些常用的術語短的話還好說，直接輸入就行了，但是如果較長的話還一個個敲入嗎？No！太慢了，用搜狗的自定義短語啊！按幾個字母就可以快捷輸入，甚至是常用的一段話也可以。比如，在自己電腦上依次按下i和c兩個字母，再敲一下空格，In-Situ Al-15%Mg₂Si Composites就一下子輸入了。是不是很效率呢？

如何設置呢？具體操作如下：

1. 在搜狗拼音輸入法的顯示條上單擊右鍵，選擇"設置屬性"（也可以按下快捷鍵Ctrl+Shift+M后再按下p）

2. 選擇“高級”菜單，然后按下“自定義短語設置”

3. 在彈出的對話框中選擇“添加新定義”

4. 把你常用的短語輸入進去，然后確定一個簡寫，比如上面的這個簡寫就是i和c兩個字母。

三、帶有上下角標的化學式如何批量處理？

搜狗自定義短語屬于有它的局限，注意到了嗎？化學式Mg₂Si有下標啊，是要選中數字2然后按快捷鍵Ctrl和+嗎？如果一兩個需要設置下角標的話是可以這樣設置的，但論文那么長，一個個這樣重復操作嗎？No!人會崩潰的!使用宏命令啊！一次性替換所有的角標啊！上角標也是支持的。具體操作方法：

1. 把下面的宏命令代碼復制到word宏命令里面，保存；

2. 設置好一組化學式的角標，復制；

3. 運行宏命令，確定，在彈出的查找和替換的對話框中，按下Shift+insert鍵；

4. 左鍵單擊查找下一個，找到后，左鍵單擊取消，在彈出的“文本與格式替換”對話框中，選擇是，全部替換。

宏命令代碼如下：

四、如何一次性把圖片設置成同樣尺寸？

論文中可能需要插入大量的圖片，如果一個個插入調整的話，很難保證獲得同樣尺寸的圖片。比如左邊的三幅圖片尺寸不一致，如何一次性把它變成右圖一樣尺寸呢？還是宏命令！圖片（隨便找的圖片，大家學會方法就可以）的高度和寬度可以調整，只需要更改相應的數字就可以了。

1. 把下面的宏命令代碼復制到宏命令里面，保存；

2. 插入全部圖片，全選，運行宏命令。

宏命令代碼如下：

說明：這種方法只會改變圖片的尺寸，不會更改圖片所占用的空間大小。

五、如何給圖片添加自動編號？

上面說到了批量更改圖片尺寸的方法，對于一次性設置圖片大小是非常的好用。而在寫論文的時候，還有另外一個問題，就是在圖片的下面需要加入圖1-1、圖1-2……等等的編號。如何加入這種編號呢？一個個敲入是一種方法，但這種方法首先是不夠效率；其次，如果發現少了一張圖的話或者之后再需要補充圖片的話，后面的編號都要進行相應的更改，一旦圖片較多，更改就變得十分的繁瑣。比如我們希望在補充圖片后，后面的編號可以自動的更新過來，而不用我們一個個去更改。那有沒有好一點的辦法解決呢？答案是肯定的！看看下面的圖形，怎么讓它自動生成呢？

這個和后面插入文獻的思路是一樣的，不過這個用到的是題注，利用題注來進行自動編號，編號的好處是，如果中間有增減圖片，后面的編號可以自動更新而不用一個個去調整。具體的操作如下：

1. 選中圖片，選擇引用，選擇插入題注（或單擊右鍵，選擇插入題注），打開題注對話框；

2.選擇新建標簽，設定標簽名稱，比如，圖1-；選擇位置在所選項目下方，確定，就可以看到自動插入的題注編號了；如果想要顯示章節的編號，可以打開編號，勾選包含章節號即可。

4. 需要引用的話，可以選中圖1-1，把它做成一個書簽，設定書簽的名稱，再在需要引用的地方依次選擇引用—交叉引用

這樣插入題注是很方便的，如果需要批量處理，請移步《Word系列之一：快速給批量圖片插入編號》，迪斌仔。此外，還有兩點需要注意：

• 默認的字體通常是黑體，不符合我們要求，所以要更改字體。方法是：選擇樣式，在題注處右鍵，選擇修改，然后按照前面設置字體的方法進行設置即可。

• 要使用題注的話全部使用題注！千萬不要一會手動輸入一會又使用題注！否則，到最后題注沒法自動正確更新。

六、如何快速插入參考文獻？

千萬千萬不要手動一個個輸入！

插入參考文獻的方式有多種，這里先介紹兩種簡單快捷的插入方式，比起手工輸入，效率很多。

方法一：Word引用+谷歌學術（百度學術）

這種方法是先找到參考文獻然后復制到Word里面。適用于沒有安裝第三方文獻管理軟件場合。

1. 在谷歌學術（不能翻墻的話也可以考慮用百度學術）里找到想要引用的文獻，左鍵點擊引用，復制參考文獻；

2. 到Word里，把光標放到想要插入參考文獻的位置，選擇引用，單擊插入尾注，選擇性粘貼。（選擇性粘貼次數多的話可以考慮制定一個快捷鍵，方法：工具－自定義－命令－鍵盤，找到EditPasteSpecial，指定快捷鍵）

方法二：第三方文獻管理軟件，EndNote

如果安裝第三方軟件，插入文獻就變得非常方便。這里推薦使用EndNote第三方文件管理軟件。

下載安裝好后，在Word里面就有EndNote的加載項，如果沒有顯示的話，看看這里：《Word中沒有出現EndNote工具條的一般解決方案》，于鍵。然后在Word里面直接點擊“Insert Citation”，找到想要插入的參考文獻即可，效果如下：

七、Word插入引用到底如何使用？

前面說到了文獻的插入方式，第一種是以尾注的方式插入，以尾注插入參考文獻有幾點需要注意：

1.尾注不是用數字標注的怎么更改？

打開腳注和尾注對話框；把編號格式換成數字。

2.出現的分隔符如何刪除？

以尾注的方式插入參考文獻會多出一條分隔符，而分隔符不是我們想要的，那么就應該刪除，而直接刪除是刪除不了的，那怎么刪除呢？具體操作：

1. 把Word切換成普通視圖；

2. 單擊引用，選擇顯示備注，在尾注里，刪除所有分隔符。

3.如何給尾注的數字編號一次性添加[ ]

尾注插入通常只有數字編號，但是，論文要求編號外面有[ ]，也就是不符合我們的要求，那該怎么辦？如下圖，如何把左邊不帶方框的變成右邊的帶有方框的格式？要不要一個個加呢？當然不要！我們所遇到的問題，別人都基本遇到過了，大多數的問題已經被解決了，去學習就好了。千萬不要去做搬運工！一個個添加，累不壞才怪。具體的操作其實是非常的簡單，就是一個查找和替換，瞬間解決。

1. Ctrl+H，打開查找和替換，在查找里輸入尾注標記^e，然后全部替換為[ ^&]。

注意：^e是尾注標記，如果全部使用的是腳注就換成^f。

八、其他技巧及問題

1.嘗試使用宏命令

宏命令的強大之處不必再次強調。但問題是，不懂代碼怎么用呢？那就錄制宏命令！比如自己就錄入了一個宏命令，只要按下快捷鍵Ctrl+Y就直接在Word里面輸入了Mg₂
Si。錄制的宏命令代碼如下：

Sub Mg2Si()
'
' Mg2Si 宏
' 快捷鍵Ctrl+Y
' 鍵盤 指定
Selection.TypeText Text:="Mg"
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:="2"
Selection.Font.Subscript = wdToggle
Selection.TypeText Text:="Si"
End Sub

2.如何插入公式？

對工科來說，繁雜的公式是必不可少的，尤其是在數據分析的時候，經常會需要插入一些公式，進行推理論證，那如何插入公式呢？操作也不難：插入－對象－對象，打開對象對話框，選擇公式，輸入相應的公式即可。

 

3.隨時Ctrl+S，保持云同步

撰寫通常在Word里面進行，為了保險起見，需要注意這兩點：隨時保存和云同步。

自己有一次在寫作的時候沒有及時保存，由于操作又比較快，所以寫了半個多小時的東西全沒了，心疼的很，最后又再補，幸虧內容不太多。所以你們要吸取個人的教訓。

另外，建議寫作的時候，每一章建立一個文件夾，先單獨寫每一章，最后合并，調整格式。然后配合著云同步（同步的工具選用百度云盤就可以，一是空間大，二是同步五個文件夾，足夠用了），把重要的資料全部同步到云端，一來，保證文件不會丟失；二來特殊緊急情況沒有電腦的時候，去網吧也可以下載修改。

這一點也是自己的一點經驗。有一次在外地，導師臨時交代一點事情，非常急，自己又沒有帶電腦，多虧同步到云端了啊，才沒有造成什么損失。

九、總結

大多數的工作都是在Word里面完成的，所以要用好Word。這些小的技巧幾分鐘就可以學會，可以節省大量的時間和精力，提高寫作的效率。